Một số mẫu email trả lời khách hàng dành cho người mới

Ngày nay, giữa rất nhiều các kênh khác thì email vẫn được xem là một phương tiện chủ yếu để các doanh nghiệp giao tiếp với bên ngoài, đặc biệt là với khách hàng của mình. Thông qua nội dung email và mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp, bạn vừa có thể giải đáp mọi vấn đề của khách hàng, vừa có thể biết được khách hàng nghĩ về bạn và doanh nghiệp.

1. Mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp là như thế nào?

Nhiều trường hợp cần bạn phản hồi email ngay. Tuy nhiên, nhiều khi bạn hãy dành thời gian để hiểu khách hàng, suy nghĩ về nó để đưa ra phản hồi hay nhất. Giai điệu câu từ trong email, đặc biệt là các câu nói về chính mình cần được chú trọng.

Đôi khi chỉ cần một từ ngữ được sử dụng hợp lý cũng đủ đem đến sự thoải mái cho khách hàng. Nội dung email cần phải rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu.

Các thông tin quan trọng nhất cần được đặt ngay đầu email và tránh sử dụng các từ ngữ đa nghĩa. Ngôn ngữ viết tạo ra nhiều ý nghĩa hơn lời nói bởi tiếng việt vô cùng phong phú.

Ngoài ra, bạn còn phải luôn đảm bảo mẫu email trả lời khách hàng với nội dung thực sự chi tiết, rõ ràng và dễ hiểu.

Ngay từ đầu email nên ghi các thông tin quan trọng nhất, đồng thời tập trung vào các thông tin đầy đủ trong câu trả lời của mình, và tránh sử dụng các từ ngữ đa nghĩa không cần thiết, vì ngôn ngữ viết có xu hướng tạo ra nhiều ý nghĩa hơn là lời nói, chúng rất có thể khiến khách hàng của bạn hiểu lầm, hiểu sai ý.

2. Các cách khác nhau để trả lời email một cách chuyên nghiệp

Thực tế tùy thuộc vào ý định của bạn có nhiều cách khác nhau để phản hồi email của khách hàng một cách chuyên nghiệp.
Về cơ bản, mẫu email trả lời khách hàng với nội dung chuyên nghiệp thường được bố cục như sau:

•  Đầu tiên bạn nên nhắc lại vấn đề đã trao đổi trong email gần nhất;
• Trả lời các câu hỏi cần phân tách rõ ràng, giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt câu trả lời của bạn;
•  Một vấn đề rất quan trọng nếu như bạn không thể trả lời ngay trong vòng 24 giờ sau khi nhận được email thì bạn phải luôn hồi đáp lại email của khách hàng, ghi nhận đã nhận được email, bày tỏ cảm ơn và hẹn thời điểm sẽ giải đáp thắc mắc. Để làm được điều đó, bạn có thể cài đặt sẵn Email Template mẫu và cho gửi email tự động đến khách hàng thông qua tính năng “Canned Responses” trên Gmail.

3. Ví dụ về những mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp

a. Mẫu email trả lời khách hàng đơn giản trong trường hợp phản hồi để ghi nhận đã nhận được email của khách hàng:

“Ông Williams thân mến:

Cảm ơn ông đã hỏi về ứng dụng email marketing mới của doanh nghiệp chúng tôi. Một thành viên trong nhóm sẽ liên lạc với ông vào ngày mai và giải thích chi tiết về các sản phẩm phù hợp với nhu cầu kinh doanh của ông.

Một lần nữa, cảm ơn vì yêu cầu của ông.

Trân trọng,

James Burton”

b. Mẫu email trả lời khách hàng chi tiết hơn cũng trong trường hợp ghi nhận như trên:

“Ông Gate thân mến:

Cảm ơn ông đã đặt hàng 25 DVD. Chúng tôi sẽ gửi chúng trong vòng 3 ngày tới.

Tuy nhiên, trước khi gửi chúng, chúng tôi cần phải biết loại gói mà ông thích. Vui lòng truy cập trang đặt hàng và chọn sở thích của ông. Nếu có bất kỳ câu hỏi gì, vui lòng gọi cho chúng tôi theo số: 2348035290896. Ông sẽ được phục vụ nhanh chóng bởi đội ngũ dịch vụ khách hàng của chúng tôi.

Một lần nữa, cảm ơn ông vì đơn đặt hàng. Chúng tôi rất mong được hướng dẫn ông đến bước cuối cùng.

Trân trọng,

James Noah”

c. Mẫu email trả lời khách hàng chuyên nghiệp trong trường hợp email yêu cầu thông tin:

“Bà Abike thân mến:

Cảm ơn bà đã hỏi về phần mềm email được quảng cáo trên blog của tôi. Mỗi một phần mềm được thích ứng trên các nền tảng khác nhau. Trước khi đề nghị một giải pháp riêng chi tiết, tôi muốn biết thêm một chút về bà và nhu cầu sử dụng của bà:

1. Bà sử dụng phần mềm ở những loại doanh nghiệp nào? Bà có tự làm chủ, là quản lý hoặc là chủ một doanh nghiệp không?
2. Bà sẽ sử dụng phần mềm trên một thiết bị di động hay máy tính? Và máy tính của bà là máy PC hay máy tính xách tay?
3. Bà thường gửi những loại email nào thường xuyên nhất? Là email trả lời câu hỏi của khách hàng, email thông tin doanh nghiệp, hay chỉ là email nội bộ cho các thành viên trong doanh nghiệp?

Một lần nữa, cảm ơn bà đã quan tâm đến việc mua một số phần mềm email được quảng cáo trên trang web của tôi. Tôi hy vọng bà sẽ tìm thấy phần mềm phù hợp nhất cho nhu cầu kinh doanh của mình.

Trân trọng,

Ayo”.

d. Một email phản hồi chuyên nghiệp cho yêu cầu về tài liệu:

“Ông Kinkar thân mến:

Về các đính kèm kèm theo khóa học tiếp thị email mà ông yêu cầu, như đã nói trên trang web, tôi sẽ tiếp tục gửi các phiên bản cập nhật của khóa học theo thời gian để đảm bảo rằng ông có thể nghiên cứu kỹ chương trình đầu tiên của khóa học. Nó sẽ cung cấp một cơ sở vững chắc với những thông tin có nguồn tin cậy.

Tôi hy vọng chiến dịch email của ông đã mang lại kết quả tốt. Hãy cho tôi biết nếu tôi có thể giúp được ông bằng bất cứ cách nào có thể.

Trân trọng,

James Blunt”

Nếu bạn mong muốn xây dựng hình ảnh tốt và nhận lại được những phản hồi tích cực từ phía khách hàng của mình thì hãy luôn duy trì một giọng điệu thân mật khi soạn nội dung email trả lời.

4. Chăm sóc khách hàng qua mẫu email trả lời khách hàng và ticket

Rèn luyện kỹ năng viết: Đừng coi thường câu chuyện viết lách. Nói thông tin đúng chưa đủ, phải cần rõ ràng, dễ hiểu nhưng mềm mại.

Đừng tự soạn hãy sử dụng form có sẵn: Bạn không nên dùng một giao diện mẫu đã soạn sẵn chỉ điền thông tin, cũng không nên tự soạn email mà không theo bất kỳ khuôn khổ nào. Hãy bắt đầu với 1 form cơ bản đủ để bạn biết những nội dung nào cần phải có và cá nhân hóa chúng theo đúng kiểu khách hàng.

Block "block-keu-goi-hanh-dong- email" not found

Đưa tính cách cá nhân khi giao tiếp: Hãy cứ thoải mái sử dụng những cách nói theo tính cách của bạn giống như khi đang trao đổi qua điện thoại hoặc nói chuyện trực tiếp giữa hai người với nhau chứ không phải “hệ thống” với người (tất nhiên không suồng sã).

Đúng hẹn: Mỗi công ty có quy định về thời gian giải quyết khiếu nại. Và luôn chắn chắn nguyên tắc này được thực hiện – không ngoại lệ. Thời gian phản hồi lần đầu không nhất thiết càng sớm càng tốt mà phụ thuộc vào sự suy đoán tính huống của đội ngũ CSKH. Luôn có lời hứa hẹn về tiến độ giải quyết những phản hồi tiếp theo, hãy chắc chắn lời hứa hẹn của bạn không bắt khách hàng chờ quá lâu nhưng cũng không khiến cho đội ngũ kỹ thuật cong mông lên chạy.

Đừng là robot: phương tiện giao tiếp khó thể hiện cảm xúc chính là Email và ticket. Vậy nên hãy luôn chú ý cố gắng cho khách hàng cảm thấy đang trò chuyện với con người chứ không phải robot, dù email có phải gửi từ hệ thống đi hay không.
Đặt ưu tiên: Kỹ năng biết lựa chọn ticket ưu tiên giải quyết là điều chỉ xuất hiện trong một số CSKH xuất sắc. Hãy tập để biết vấn đề nào cần giải quyết trước trong khi vẫn đảm bảo được “đúng hẹn” trong tất cả các ticket.

LỜI KẾT

Những kỹ năng tương tự như giao tiếp điện thoại: Cười, nhại lại khách hàng, tổng hợp, thấu hiểu… Tất cả đều cần trong xử lý ticket và email.

Một mẫu email trả lời khách hàng hiệu quả là phần không thể thiếu trong bất kỳ chiến dịch marketing tương tác nào. Nếu có chiến lược đúng đắn và nội dung phù hợp, bạn sẽ dễ dàng tiếp cận được khách hàng tiềm năng, tiết kiệm tối đa chi phí quảng cáo cho doanh nghiệp.

Điền vào form bên dưới và đội ngũ giảng viên giàu kinh nghiệm của chúng tôi sẽ giúp bạn.